Proč je Excel a papírová třídnice past pro školu

Většina škol začínala evidenci žáků v papírových třídnicích a jednoduchých tabulkách. V určité chvíli to ale přestává stačit – roste počet tříd, přibývá agenda a kontroly chtějí přesná a aktuální data. V tu chvíli se z Excelu a papírů stává spíš brzda než pomoc.

1. Více verzí stejné tabulky = nikdo neví, co je pravda

Vedení školy má svou tabulku, výchovný poradce taky, třídní učitelé si vedou vlastní evidenci. Při kontrole nebo inspekci pak zabere spoustu času jen dohledat, která data jsou správná. Jakmile někdo zapomene přepsat změnu, vzniká nesoulad.

• různé verze Excelu v e‑mailech a na flashkách,
• ruční přepisování změn po každém přestupu nebo odchodu žáka,
• nejistota, jestli jsou podklady opravdu aktuální.

2. Papírová třídnice je vždy jen na jednom místě

Třídnice leží ve sborovně nebo v trezoru, někdy dokonce u třídního. Když potřebuje vedení školy rychle ověřit absence, hodnocení nebo zápisy, musí fyzicky ke třídnici. To je nepraktické hlavně ve chvíli, kdy část výuky probíhá online nebo na více pracovištích.

Navíc při každé kontrole je potřeba třídnice ručně procházet. Vyhledávání konkrétních informací je pomalé a náchylné k chybám.

3. GDPR a ochrana osobních údajů

V papírových třídnicích jsou citlivé údaje o žácích. Když se třídnice volně přenáší mezi třídou, sborovnou a kabinetem, je těžké zajistit, aby se k ní nedostal nikdo nepovolaný. U Excelu zase hrozí, že skončí v e‑mailu mimo školu nebo na nezašifrovaném disku.

Školní informační systém umožňuje řídit přístupy – jiná práva má vedení školy, jiná třídní učitel, jiná asistent pedagoga. Přístup se dá kdykoliv odebrat a systém loguje, kdo s daty pracoval.

4. Souvislosti nejsou v tabulce vidět

Excel ukáže řádky a sloupce, ale nezvládá dobře vazby mezi třídami, kroužky, docházkou a hodnocením. Když chcete například vidět žáky, kteří chodí do určitého kroužku a zároveň mají zvýšený počet absencí, musíte tabulku komplikovaně filtrovat nebo dělat exporty.

V informačním systému je žák jedna „karta“, na které vidíte přehledně třídu, docházku, kroužky, platby i kontakty na zákonné zástupce.

5. Přechod na systém nemusí být revoluce přes noc

Častá obava zní: „Přechod do systému nám vezme víc času než ušetří.“ Nemusí to tak být. Data lze připravit po částech – nejdřív žáci a třídy, potom rozvrh, nakonec kroužky a platby. Některé agendy může škola přechodně vést dvojmo, než si učitelé na systém zvyknou.

Důležité je mít partnera, který školu přechodem provede, poradí s daty a nastaví systém tak, aby odpovídal realitě konkrétní školy.